De duurste software in onze organisatie heet Map1.xlsx

Iedereen weet wie de Excel beheert.

Niemand weet wat erin gebeurt.

Vraag op een willekeurige afdeling wie de planning bijhoudt, en je hebt binnen drie seconden een naam. Marieke. Iedereen weet het. Ze doet het al jaren, ze doet het goed, en als zij een week weg is, merkt de hele afdeling het.

Vraag daarna wat er in dat bestand precies gebeurt — welke regel welke uitkomst bepaalt, waarom kolom AF elke maand met de hand wordt overgetypt, wat er misgaat als iemand een rij invoegt, waar het getal vandaan komt dat uiteindelijk in de bestuursrapportage belandt — en het wordt stil.

Dát is de poel. Niet een verweesd bestand dat niemand kent. Een bekend, verzorgd, dagelijks gebruikt bestand waarvan niemand kan uitleggen hoe het werkt, en dat alleen blijft draaien omdat er elke maand een stuk of twintig handmatige handelingen omheen worden verricht.

Het water stroomt niet. Het wordt overgeschept.

Werk moet stromen als water. Hier stroomt het niet — het wordt met emmers van de ene plek naar de andere gebracht.

Twaalf mensen mailen hun cijfers in. Iemand kopieert ze over. Een tabblad wordt bijgewerkt, een formule handmatig doorgetrokken, een tweede bestand geopend om te controleren of het nog klopt. Dan volgt de afstemmingsronde: klopt jouw getal nog met dat van Finance? Nee? Dan een overleg. En nog een. Uiteindelijk rolt er een uitkomst uit waar iedereen mee akkoord gaat, niet omdat iedereen hem begrijpt, maar omdat niemand er meer tijd aan wil besteden.

Elke emmer is een moment waarop het werk stilstaat en wacht op een mens. Elke afstemming bestaat alleen omdat er twee versies zijn die het oneens zijn. En overleg dat alleen bestaat om versies te verzoenen, is geen werk. Het is wrijving die zich voordoet als werk.

Zo betalen wij elke maand in de enige valuta die niemand kan terugverdienen. Niet aan zorg. Aan het bij elkaar houden van onze eigen administratie.

De vijand is niet Excel

Laat ik hier heel precies zijn, want een oorlogsverklaring die niet klopt verliest binnen twee weken haar gezag.

Excel als rekenmachine is prachtig. Als kladblok, als eenmalige analyse, als manier om snel een gedachte te toetsen — houden zo. Rekenen mag. Modelleren mag. Denken mag altijd.

Er zijn twee toetsen, en beide zijn hard:

Kan iemand anders de uitkomst reproduceren zonder de maker te bellen? Is het antwoord nee, dan is het geen kladblok maar een ongedocumenteerd productiesysteem — en dan draait een stuk bedrijfsvoering op kennis die in één hoofd zit.

Hoeveel handmatige stappen zijn er nodig voordat de uitkomst bruikbaar is? Overtypen, kopiëren, mailen, controleren, afstemmen. Elke stap is een emmer, een foutkans en een wachtmoment. Boven de nul begint de discussie, boven de vijf is het geen discussie meer.

Datzelfde geldt voor onze bestandslocaties. Een map is geen opslag maar een stortplaats zodra je hem alleen nog kunt gebruiken door iemand te vragen waar iets staat.

Wij nemen Marieke haar sheet niet af

Nu het belangrijkste, en precies daar waar dit soort acties normaal misgaat.

Wij organiseren vanuit vertrouwen, niet vanuit controle. Deze oorlog gaat dus niet over mensen — en al helemaal niet over de mensen die deze bestanden bouwden. Elke schaduw-Excel in deze organisatie is een monument voor een systeem dat faalde. Iemand had informatie nodig die het systeem niet gaf, en heeft toen zelf iets gebouwd. Dat is geen overtreding. Dat is initiatief onder slechte omstandigheden, jarenlang volgehouden.

Wij nemen Marieke haar sheet niet af. Wij nemen haar het overtypen af, de mailrondes, de controleslagen en de vergaderingen die alleen bestaan omdat twee kolommen elkaar tegenspreken. Wat overblijft is haar oordeel — en dat is het enige waar we haar eigenlijk voor nodig hebben.

Wie zijn sheet inlevert, krijgt geen verwijt. Die krijgt voorrang.

Tel eerst de emmers

Tweede spelregel, net zo hard: geen enkele sheet gaat dood zonder dat er een nieuw huis klaarstaat. Eerst de gestructureerde plek, dan pas de sluiting. Wie een bestand afsluit zonder alternatief, verplaatst de poel alleen naar iemands persoonlijke OneDrive.

In negentig dagen ziet dat er zo uit.

De eerste twee weken tellen we — en niet alleen bestanden. We tellen handelingen. Per procesdragende sheet: hoeveel mensen leveren input, hoeveel kopieer- en overtypacties zitten erin, hoeveel afstemmomenten hangen eraan, hoeveel uur per maand kost het totaal. Agents lezen de locaties uit, mensen vullen aan wat alleen zij weten. Feiten, geen vermoedens.

Daarna volgt de triage. Kladblok blijft gewoon. Dood hout gaat naar het archief. En alles wat procesdragend is, wordt eerst uitgeschreven: wat gaat erin, wat gebeurt ermee, wat komt eruit. Die beschrijving is de winst. Vanaf het moment dat de black box op papier staat, is de kennis van de organisatie in plaats van van één persoon.

In maand twee bouwen we de bestemmingen — gestructureerd, gelabeld, één versie van de waarheid, en zonder de emmers. In maand drie sluiten we af: oude locatie op read-only, daarna dicht.

En wat wij hier oplossen, blijft niet van ons. Structuren, labels, procesbeschrijvingen en werkinstructies gaan terug naar de vereniging en zijn direct beschikbaar voor alle leden. Wat één lid leert, krijgen alle leden. Niemand hoeft deze les nog een keer te betalen.

De enige beslissing die wij van het bestuur vragen

Eén besluit met één datum: op dag negentig gaat elke niet-beschreven bestandslocatie op read-only. Niet eigenaarloos — onbeschreven. Want een eigenaar hebben we meestal wel. Wat we niet hebben, is een uitleg.

Zonder die datum wint de gewoonte. Dan wordt dit een intentieverklaring, en over anderhalf jaar staat het bestand er nog steeds. Alleen met twee tabbladen extra, en met iemand anders die het inmiddels heeft overgenomen zonder ooit te hebben begrepen wat erin gebeurt.

Een organisatie die niet kan uitleggen hoe haar eigen getallen tot stand komen, stuurt niet op feiten. Die stuurt op vertrouwen in één collega. Dat is niet eerlijk tegenover die collega, en niet eerlijk tegenover de cliënt of patiënt.

Wij dempen de poelen. Wij halen de emmers weg.

Wij laten het werk stromen als water.